Asociația M.A.M.E. este o organizație neguvernamentală care, de peste 17 ani, oferă sprijin copiilor și adulților diagnosticați cu boli grave din România. De-a lungul anilor, a dezvoltat și implementat programe în domeniile medical, social și educațional, alături de finanțatori, companii, instituții și parteneri din România și din străinătate.
În acest context, căutăm un Asistent Proiect serios, responsabil și foarte bine organizat, care să se alăture echipei noastre și să contribuie activ la implementarea, monitorizarea și raportarea proiectelor Asociației M.A.M.E.
Despre rol
Asistentul de proiect va lucra în strânsă colaborare cu managerul/coordonatorul de proiect și cu membrii echipei și va avea un rol activ în urmărirea implementării proiectelor de la planificarea activităților până la raportarea rezultatelor.
Ne dorim o persoană care nu se limitează la partea administrativă a proiectelor, ci înțelege logica unui proiect, urmărește îndeplinirea activităților și indicatorilor, identifică din timp eventualele întârzieri sau probleme și se implică în găsirea soluțiilor.
Un aspect important al rolului îl reprezintă pregătirea și centralizarea documentației necesare raportării către finanțatori, atât din perspectiva raportării narative, cât și a celei financiare.
Responsabilități principale:
Implementarea și monitorizarea proiectelor
• sprijinirea managerului/coordonatorului de proiect în planificarea și implementarea activităților;
• urmărirea calendarului de implementare și a termenelor asumate prin proiect;
• monitorizarea stadiului activităților și a îndeplinirii obiectivelor și indicatorilor proiectelor;
• actualizarea planurilor de lucru și a instrumentelor interne de monitorizare;
• urmărirea responsabilităților asumate de membrii echipei și transmiterea informațiilor necesare pentru buna desfășurare a activităților;
• identificarea și semnalarea din timp a întârzierilor, dificultăților sau riscurilor care pot afecta implementarea;
• sprijinirea managerului de proiect în identificarea și implementarea soluțiilor pentru situațiile neprevăzute;
• participarea la întâlnirile de proiect și urmărirea implementării deciziilor agreate.
Raportare narativă și financiară
• colectarea, verificarea și centralizarea informațiilor necesare pentru rapoartele de proiect;
• contribuția la elaborarea rapoartelor narative periodice și finale către finanțatori;
• centralizarea rezultatelor, activităților, indicatorilor și documentelor justificative aferente proiectelor;
• sprijinirea pregătirii raportărilor financiare și centralizarea documentelor justificative privind cheltuielile proiectelor;
• verificarea concordanței dintre activitățile realizate, bugetul aprobat și documentele aferente, în colaborare cu responsabilul financiar;
• menținerea unei evidențe clare și complete a documentelor necesare raportării;
• sprijinirea pregătirii răspunsurilor și documentelor solicitate de finanțatori în cadrul proceselor de raportare sau verificare;
• arhivarea și organizarea documentelor proiectelor, astfel încât acestea să poată fi identificate și puse la dispoziție rapid, atunci când este necesar.
Organizare și comunicare
• menținerea relației operaționale cu partenerii, furnizorii și colaboratorii implicați în proiecte;
• redactarea și transmiterea de e-mailuri, minute, procese-verbale, centralizatoare și alte documente specifice proiectelor;
• sprijinirea organizării activităților, întâlnirilor, evenimentelor, workshopurilor și altor acțiuni prevăzute în proiecte;
• colectarea și centralizarea documentelor și informațiilor de la parteneri și membrii echipei;
• colaborarea cu departamentele financiar, comunicare, fundraising și celelalte departamente relevante ale organizației;
• pregătirea documentelor și materialelor necesare întâlnirilor și activităților de proiect;
• îndeplinirea altor sarcini specifice implementării proiectelor, în funcție de necesitățile acestora și de responsabilitățile stabilite împreună cu managerul de proiect.
Cerințe:
Ce este important pentru noi?
• studii superioare finalizate;
• minimum 2 ani de experiență profesională în implementarea proiectelor;
• experiență anterioară de lucru într-o organizație neguvernamentală;
• experiență concretă în urmărirea implementării activităților și a termenelor proiectelor;
• experiență în elaborarea și/sau contribuția la rapoarte narative și financiare pentru granturi și finanțări;
• experiență în lucrul cu documente justificative și documentația aferentă proiectelor;
• capacitate foarte bună de organizare și gestionare simultană a mai multor activități și termene-limită;
• atenție deosebită la detalii și rigurozitate în lucrul cu documente și informații;
• capacitatea de a analiza informații și de a le sintetiza într-o formă clară și coerentă;
• foarte bune abilități de comunicare scrisă și verbală în limba română;
• capacitatea de a lucra autonom și de a-și asuma responsabilitatea pentru sarcinile primite;
• capacitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu persoane cu roluri și specializări diferite;
• bune cunoștințe de utilizare a Microsoft Office, în special Word și Excel;
• cunoașterea limbii engleze, scris și vorbit;
• disponibilitate pentru un program full-time.
Reprezintă un avantaj
• experiența în implementarea proiectelor finanțate prin granturi corporate, fonduri publice, fonduri europene sau alte surse de finanțare;
• experiența în relația directă cu finanțatorii;
• experiența în pregătirea rapoartelor intermediare și finale;
• experiența în monitorizarea indicatorilor de proiect și a rezultatelor;
• experiența în lucrul cu bugete de proiect și urmărirea execuției bugetare;
• experiența în proiecte din domeniul medical, social, educațional sau al protecției grupurilor vulnerabile;
• experiența în organizarea de evenimente și activități cu beneficiari;
• cunoștințe de management de proiect sau o certificare în domeniu.
Ce căutăm la colegul/colega nostru/noastră?
Căutăm o persoană seriosă, responsabilă și implicată, care înțelege că succesul unui proiect depinde de respectarea termenelor, de buna colaborare între membrii echipei și de atenția acordată fiecărui detaliu.
Ne dorim o persoană care:
• își asumă responsabilitatea pentru ceea ce are de făcut;
• nu așteaptă să i se reamintească permanent termenele;
• observă atunci când ceva nu merge conform planului și semnalează problema la timp;
• poate urmări mai multe activități în paralel fără să piardă din vedere prioritățile;
• este atentă la corectitudinea documentelor și a informațiilor;
• poate lucra cu deadline-uri și perioade aglomerate de raportare;
• comunică deschis și profesionist cu colegii, partenerii și finanțatorii;
• este orientată către soluții și poate lucra cu un grad bun de autonomie;
• înțelege și apreciază specificul sectorului neguvernamental și misiunea socială a organizației.
Ce oferim?
• un contract full-time și posibilitatea unei colaborări pe termen lung;
• oportunitatea de a lucra într-o organizație cu experiență în dezvoltarea și implementarea proiectelor sociale și medicale;
• implicarea în proiecte cu impact direct asupra vieții copiilor, adulților și familiilor aflate în situații dificile;
• un rol cu responsabilități reale în implementarea și dezvoltarea proiectelor organizației;
• colaborare directă cu o echipă implicată în proiecte și programe diverse;
• oportunități de dezvoltare profesională și de consolidare a experienței în managementul proiectelor din sectorul ONG;
• un mediu de lucru în care inițiativa, responsabilitatea și profesionalismul sunt apreciate;
• posibilitatea de a vedea concret rezultatele muncii tale și impactul proiectelor la care contribui.
Cum aplici?
Dacă ai experiența pe care o căutăm și îți dorești să lucrezi într-o organizație în care proiectele înseamnă, în primul rând, oameni și schimbări reale în viețile lor, te invităm să ne trimiți CV-ul actualizat și o scrisoare de intenție în care să ne povestești despre experiența ta și despre motivația de a te alătura echipei Asociației M.A.M.E.
Documentele pot fi transmise la adresa: office@asociatiamame.com, până vineri, 28 august 2026, cu rugămintea ca, în subiectul e-mailului, să fie menționat: „Asistent de proiect – numele candidatului”.
Aplicațiile vor fi analizate cu respectarea principiului confidențialității și al egalității de șanse. Doar candidații selectați pentru etapa următoare vor fi contactați. În cadrul procesului de selecție, candidații preselectați vor fi invitați la interviu și, după caz, la o probă practică relevantă pentru responsabilitățile postului.
Dacă ești o persoană serioasă, organizată și responsabilă și vrei să contribui la proiecte care produc schimbări reale, te așteptăm în echipa Asociației M.A.M.E.!