La diferite mese, diferite conversații:

-Cine a auzit de Recicleta?

-Eu nu...

------------------------------

-V-ar ajuta o prezentare pentru companii?

-Da, ne ajută să povestim despre atelierele pe care le facem.

------------------------------

-Therapy este în zona Calea Victoriei, pe str. Sfintii Voievozi 60, într-o casă care are o energie bună.

------------------------------

-Ați făcut până acum scenarii pentru volumul de produse pe care le aveți la brutărie?

 

Așa a început o dimineață de marți la sediul din București al companiei Allianz Technology de pe Șoseaua Pipera. O întâlnire inedită între angajații unei corporații și reprezentanții unor ONG-uri.

Evenimentul „Act Now Day – 8 hours for a good cause” se află la prima ediție în companie și este organizat în parteneriat cu Fundația Comunitară București. În Germania, la Munchen, echipa Allianz Technology a organizat în 2016 Act Now Day, iar colegii din București au decis să dedice o zi pentru același proiect.

Conceptul evenimentului e simplu. De la ora 09:00 până la 18:00, 20 de angajați Allianz Technology, profesioniști în contabilitate, infrastructură IT, training sau comunicare se împart în echipe pentru a găsi soluții la problemele a patru organizații non-guvernamentale care au demarat întreprinderi sociale. Angajații voluntari își donează astfel timpul, experiența profesională și gândesc împreună cu reprezentanții ONG-urilor strategii de comunicare, de poziționare, de îmbunătățire a unor sisteme de informații sau instrumente de lucru financiare.

Iar la final, ca surpriză pentru toți participanții: fiecare dintre organizații a primit câte un grant în valoare de 750 de euro pentru a putea pune în practică soluțiile propuse de voluntari.

„Aș putea spune că ne-am făcut deja o tradiție în a ne implica în proiecte de voluntariat. Avem o echipă tânără, dinamică și dornică să pună umărul să ajute, iar după mai multe proiecte în beneficiul unor grupuri de copii din medii defavorizate, protejarea mediului sau acțiuni de fundraising prin intermediul sportului – înot sau alergat – mă bucur că am avut ocazia acum să ne punem la bătaie experiența profesională”, spune Alina Ionescu, Head of Branch pentru Allianz Technology în România.

9.30. Cele patru echipe s-au adunat în jurul a patru mese. S-au făcut prezentări, fiecare a spus pe rând ce știe să facă, ce pasiuni are și cum se leagă de ceea ce fac întreprinderile sociale invitate la eveniment: „Am venit în companie pe o poziție de management, dar în timpul liber sunt biciclist. Înțeleg situația din oraș despre care povestești în contextul Recicleta”, a spus unul dintre voluntari.

După 45 de minute se aude vocea moderatorului: „Doamnelor și domnilor, timpul a trecut. Acum că v-ați cunoscut, trebuie să intrați în etapa de soluții și rezolvare a briefurilor”.

În cele 8 ore de lucru, cele 4 echipe parcurg câteva etape: cea de planificare, în care se prezintă contextul briefului, nevoile de pe teren și se răspunde la întrebări pentru clarificare. În etapa de design se conturează o formă de rezolvare a briefului și rolul pe care îl are fiecare în echipă. În etapa de fundamentare se lucrează pe soluții, tactici, procese și resurse. Iar la final, fiecare echipă prezintă tuturor ce soluții s-au găsit.

După cele 8 ore de muncă, reprezentanții întreprinderilor sociale merg acasă cu soluții de implementat începând chiar de a doua zi.

Care au fost provocările?

Recicleta este un program de antreprenoriat social, lansat în septembrie 2009 de către Asociația ViitorPlus. Echipa proiectului vrea să implementeze un sistem de colectare a deșeurilor de materiale reciclabile nepericuloase de la companii și persoane care generează cantități mici. În cadrul evenimentului Act Now Day – 8 hours for a good cause, echipa Recicleta a căutat soluții pentru a îmbunătăți sistemul online cu care lucrează zilnic, pentru a deveni automat, mai ales pe partea de gestiune comenzi.

„Această experiență a fost una foarte interesantă pentru mine. M-am bucurat să lucrez alături de colegii mei, pentru că pe unii îi văd în fiecare zi, dar cu alții nu interacționez prea des. A fost o stare extraordinară să ne așezăm toți la aceeași masă și să lucrăm pentru un proiect despre care nu am auzit foarte multe înainte. Sper că ne-am descurcat mai mult decât s-ar fi așteptat cei de la Recicleta și chiar am să păstrez legătura cu ei. Provocarea personală a fost de a coordona toate aceste talente care s-au aflat la masă. Sunt caractere puternice și trebuia să fie totul productiv. Cred că am lucrat bine împreună”, povestește Mihai, voluntar în echipa Recicleta.

Therapy Bistro este o întreprindere socială cu angajați din grupuri vulnerabile. În cadrul evenimentului Act Now Day – 8 hours for a good cause, echipa Bistro Therapy a avut nevoie de un plan de comunicare care să fie simplu de implementat și să nu implice costuri. Își doresc să promoveze mai mult restaurantul, catering-ul și spațiul pentru întâlniri și evenimente.

„A fost super mișto să donez 8 ore de lucru. Nu am simțit un efort, am venit cu drag. Știam de proiect de foarte mult timp și de prieteni care au făcut voluntariat. Am fost curioasă să văd cum se va desfășura și într-o corporație, părea greu, dar chiar a fost un succes. Am venit cu o grămadă de idei pe zona de comunicare și deși nu toți colegii de la masă aveau experiență în domeniu, au căutat pe Google propuneri, au avut multe inițiative și idei. A mers, am avut toți un flow. Ne dorim să continuăm cu Andreea, să ne întâlnim o dată pe lună și să vedem unde e, ce mai trebuie rezolvat din planul propus”, spune Irina, voluntar în echipa Therapy Bistro.

Brutăria MamaPan este o afacere socială din București care oferă locuri de muncă mamelor care își cresc singure copiii sau altor femei aflate în situații dificile de viață. La eveniment, s-au căutat soluții pentru portofoliul lor de produse. Împreună cu cei cinci angajați Allianz Technology, au analizat portofoliul pentru a ajunge la niște chei de repartizare a costurilor fixe pe produse.

„A fost o schimbare de ritm și de lucru binevenită, chiar dacă îmi place ceea ce fac la birou. A fost interesant să lucrez pentru un caz social specific și să ajut cu experiența mea profesională. Mă bucur să văd că pot ajuta o asociație cu ce fac eu practic la birou. La prima vedere, domeniul nostru financiar nu are legătură cu panificația. Nu am văzut inițial legătura pe care o avem noi cu ONG-ul. Odată ce am avut în față situațile financiare, vânzările, producția, cu expertiza noastră am îmbunătățit zonele din afacere și mă bucur acum”, declară Adrian, voluntar în echipa MamaPan.

Organizația Suedeză pentru ajutor umanitar individual a dezvoltat un atelier de decorațiuni și produse hand-made - O rază de lumină, unitate protejată. Produsele sunt realizate de către persoane cu dizabilități și sunt vândute companiilor sau persoanelor la târguri caritabile organizate în diverse perioade ale anului. În cele 8 ore de lucru, echipa a căutat idei pentru a construi o strategie pe termen lung care să extindă atelierul de decorațiuni. Au început cu un plan de marketing și o promovare care să contribuie la creșterea vânzărilor.

„A fost cea mai plăcută experiență pentru mine din ultima vreme. Am simțit că ajutorul pe care îl oferim noi în cele 8 ore de lucru are un impact imediat și sperăm că ce am făcut să îi ajute pe un termen cât mai lung. Marea provocare a fost să punem de comun acord toate ideile și să le prioritizăm”, spune  Tudor, voluntar în echipa atelierului O rază de lumină, unitate protejată.

Ce soluții au fost propuse?

După cele opt ore de lucru, fiecare echipă a pregătit o prezentare pentru a povesti tuturor ce idei și soluții s-au găsit.

Pentru Recicleta, echipa de voluntari a creat un flow de comandă de tipul Order Management sau CRM. Au îmbunătățit zona de user, care să le permită mai multor utilizatori să creeze entry-uri, clienții să poată avea acces la facturile emise, iar operatorii să gestioneze mai bine cerințele din contracte direct de pe site.

Prezentarea pentru Organizația Suedeză pentru ajutor umanitar individual a început cu un  feedback pentru site: „Se vorbește mult despre organizație și destul de puțin despre ce fac ei. Apoi, ajungi foarte greu la produse, deși au niște cataloage de prezentare”, spune Ionela.

Echipa de voluntari a lucrat la o prezentare a produselor pentru companii care să facă comenzi semnificative, la un flyer de prezentare, un buton de donații pentru pagina de Facebook a organzației, la un plan de activități pentru online și au mai scris prezentări atractive pentru produse.

La masa Therapy Bistro, munca a fost la fel de intensă. S-a făcut un plan ca Andreea, managerul afacerii sociale, să nu se mai ocupe de toate și să colaboreze punctual cu interni sau cu profesioniști care au expertiză juridică sau de comunicare. Să colaboreze cu rețele care livrează mâncare, să îmbunătățească site-ul și să pună în aplicare planul simplu de comunicare pe care echipa de voluntari l-a conturat în cele opt ore de lucru.

Brutăria MamaPan este despre produse de panificație, dar și despre cifre. Cifre care de multe ori sunt greu de interpretat sau prevăzut. Cei cinci voluntari din compania Allianz Technology au venit însă cu soluții pentru a face munca cu cifrele mai ușoară. S-a lucrat pe fișiere, s-au făcut analize de cheltuieli și de portofoliu.

„Noi am luat fișierele la  rând, le-am standardizat pentru a le putea automatiza și conecta între ele, ca cei de la MamaPan să genereze rapoarte și să vadă dacă sunt pe zero sau fac profit”, explică, entuziasmat, coordonatorului echipei de voluntari pentru MamaPan.

Prezentările s-au încheiat cu aplauze, mulțumiri și multe mâini strânse. Vocea unui voluntar s-a auzit de la o masă: „M-am simțit mai relaxat azi față de o zi normală de lucru. Deși am lucrat fără pauze opt ore, nu mi-am dat seama când a trecut timpul”. Apoi, s-au schimbat numere de telefon și adrese de e-mail, cu promisiunea că cele opt ore de lucru au fost abia începutul unei colaborări.

Acum patru ani, Fundația Comunitară București a organizat prima ediție„8 ore peste program pentru o cauză bună”. Resursele ONG-urilor sunt limitate și de multe ori activități care ajută la creștere, precum comunicarea, sunt prea costisitoare. Pentru a rezolva aceste nevoi, o dată pe an, profesioniști din București se întâlnesc pentru a dona 8 ore din timpul lor în susținerea unui proiect. Și, cum experiența e bună pentru ONG-uri, dar și pentru voluntari, creem o legătură de susținere de multe ori pe termen lung, nu doar pentru opt ore.

„Act Now Day – 8 hours for a good cause” este primul eveniment organizat în cadrul unei companii, Allianz Technology,  după modelul „8 ore peste program pentru o cauză bună”.

*****

Platforma stiri.ong e susținută cu sprijinul financiar al Kaufland România. Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Kaufland România.